Sunday, 08/12/2019 - 05:07|
Chào mừng bạn đến với cổng thông tin điện tử của Trường Mầm non Thi Trấn Đu

Một số kỹ năng cần biết trong Word

CÁC KÍ TỰ ĐẶC BIỆT TRONG WORD
1. Xem các kí tự đặc biệt của Word bằng công cụ Show/Hide  
Trong một văn bản Word bình thường chúng ta sẽ không thấy các kí tư đặc biệc của Word như kí tự xuống hàng, kí tự khoảng tab, kí tự khoảng trắng…
Khi nhấn chuột vào công cụ Show/Hide ở trên thì trong văn bản của bạn sẽ xuất hiện nhiều kí tự lạ. (Bạn đừng bối rối vì chỉ cần nhấn chuột một lần tiếp theo vào công cụ này thì kí tự lạ sẽ mất).
Tóm lại:
+Muốn thấy được các kí tự đặc biệt này thì nhấn chuột vào biểu tượng Show/Hide.
+ Không muốn xem nữa thì lại nhấn chuột vào biểu tượng Show/Hide
2. Trường hợp không có công cụ Show/Hide trên thanh công cụ:
– Nếu trên thanh công cụ không có biểu tượng Show/Hide  thì thực hiện:
+ Trên thanh Menu chọn: Tools\Customize.
+ Chọn Tab: Commands. Trong Mục Categories chọn View. Trong Tab: Commands tìm biểu tượng Show All . Nhấn và giữ chuột rê lên thanh công cụ và thả ra ở một vị trí tùy ý. 
3. Giải thích cách sử dụng và ý nghĩa các kí tự đặc biệt của Word:
Kí tự  là dấu xuống dòng bằng phím Enter
Kí tự mũi tên  thể hiện một Tab
Kí tự hình mũi tên móc ngược  là kí hiệu xuống dòng mềm (Khi ta thực hiện nhấn đồng thời hai phím Shift+Enter)
Kí tự dấu chấm nằm giữa dòng văn bản là một khoảng trắng.
4. Ứng dụng:
+ Xóa các khoảng trắng thừa:
Nếu trong tài liệu Word có nhiều khoảng trắng thừa có thể sử dụng công cụ Find and Replace để xử lí.
Nhấn phím tắt: Ctrl+H sẽ xuất hiện hộp thoại.

Trong mục Find what gõ ^p^p và chọn Replace All thì tất cả các dòng trắng thừa sẽ biến mất.(Thay vì gõ ^p^p ta có thễ gõ ^13^13 cũng được kết quả như trên vì mã Unicode của kí hiệu xuống dòng là 13)

+ Xóa các dấu ngắt đoạn:
Khi tải các tài liệu trên các trang Web có khi xuất hiện rất nhiều kí tự này. Ta có thể xóa bằng cách tương tự như trên nhưng thay thế ^13^13 bởi ^11^11
+ Các kí hiệu đặc biệt khác.
Các bạn sẽ tự tìm thấy khá nhiều kí tự đặc biệt khác ví dụ: khoảng trắng, khoảng tab, …bằng cách trong hộp thoại Find and Replace chọn More

+ Chọn tiếp Special và chọn trong bảng vừa xuất hiện để thử nghiệm mã của các kí tự đặc biệt.

Lỗi xuất hiện khoảng cách giữa các từ trong 1 chữ sau khi gõ xong chữ đó và nhấn phím spacebar.

Đối với Word 2003 trở về trước thì bạn vào Tools – Options, chọn thẻ Edit, bỏ dấu chọn “Smart cut and paste” rồi nhấn OK.

Chọn More Commands để vào Options của Microsoft Word 2007

Tương tự với Word 2007 với giao diện Ribbon, nhấn vào dấu mũi tên ở thanh menu, chọn More Commands, tìm đến thẻ Advanced trong Word Options và bỏ dấu chọn “Smart cut and paste”. Tuy nhiên, trong Microsoft Word 2007, người dùng có thể chọn tiếp vào Settings, chỉ cần bỏ chọn “Adjust sentence and word spacing automatically”.

Loại bỏ tùy chọn “Use smart cut and paste” để khắc phục lỗi khoảng cách của từ trong chữ

Lỗi ký tự cuối biến thành chữ hoa rất thường hay gặp và đã được đề cập khá nhiều từ người dùng MS Word. Thường hay bị nhất là kỳ tự “i” thành “I”. Để khắc phục lỗi này, ta làm như sau:

Trong Word 2003, vào Tools – AutoCorrect Options, chọn thẻ AutoCorrect, ở mục Replace gõ vào chữ “i”, khung bên phải With sẽ xuất hiện chữ “I”, nhấn tiếp vào nút Delete để xóa đi.

Chỉnh sửa trong AutoCorrect từ Word 2007

Với Word 2007, ta cũng nhấn vào “More commands” như ở trên hoặc nhấn vào biểu tượng cửa sổ rồi chọn “Word Options“. Chọn tiếp thẻ Proofing, bạn sẽ thấy AutoCorrect ngay ở phần đầu tiên, click tiếp vào “AutoCorrect Options” và thực hiện việc xóa như ở Word 2003.

 

1. KHẮC PHỤC LỖI NHẢY CÁCH CHỮ TRONG WORD:

Khi soạn thảo các văn bản tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “t iếng V iệt” …
Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là… tự nhiên.
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools > Options… từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và kích OK
Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa.

 2. LỖI MẤT CHỮ PHÍA SAU KHI VIẾT CHÈN:

Word bị lỗi “gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất”.
Khi bạn muốn xóa một ký tự hay một đối tượng nào đó, thay vì bạn ấn phím Delete để xóa mà bạn ấn lộn phím Insert thì sẽ gây ra hiện tượng “gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất”. (Nếu chú ý, xem thanh trạng thái có chữ OVR nổi lên).
Vậy để khắc phục tình trạng trên bạn hãy ấn lại phím Insert 1 lần nữa.
Lúc ấy, chữ OVR sẽ mờ lại, bây giờ word trở lại như bình thường.
3. LỖI CÁCH MỘT CHỮ THÌ CÓ MỘT DẤU CHẤM:

Hiện tượng cách một chữ thì có một dấu chấm này là do bạn đã vô tình kích hoạt nút “Show/hide”. Nút có hình biểu tượng giống như chữ q tô đậm (hoặc giống như cái muỗng múc canh).
Chỉ cần kích lại nút “Show/hide” là hết ngay.
Hoặc vào Tools  /  Options  / Thẻ View, phần Formatting marks, bỏ dấu kiểm ở ô All.

4. LỖI KHÔNG CĂN ĐỀU HAI BÊN:

Khi căn đều cả hai bên phải và trái, ở những dòng ít chữ (không đủ một dòng) thường gặp sự cố sau:
– Có dòng thì xếp như căn trái. (đúng)
– Có dòng thì giãn ra đến hết bên phải, mặc dù dòng đó chỉ có vài chữ (xấu)
Cách chỉnh lại:
Ví dụ:      dòng      thứ        5           bị       giãn         ra        như        thế         này.
– Để chuột (dấu nháy) tại đầu dòng 6 (dòng kế tiếp ở dưới), kích phím BackSpace (để nối 2 dòng lại) rồi kích Enter (để đưa dòng 6 trở về vị trí cũ).

 

Xin chào tất cả các bạn , có đôi lúc đang soạn thảo văn bản mà gặp những lỗi khó chịu thì thật là mất hứng phải không dưới đây tôi xin trình bày 32 lỗi và cách khắc phục trong word:
 

1. Khi đánh số trang lại thấy xuất hiện chữ Page mà không hiện ra số trang :- Khắc phục : Vào menu Tools > Options > chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Fiel codes > nhấn OK.2. Để bỏ đường viền bao quanh văn bản: – Bạn vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Text boundaries > nhấn OK.

 

3. Khi hết dòng hoặc nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng :- Khắc phục: Vào menu File > Page setup > chọn thẻ Layout rồi nhấn nút LineNumbers… > bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering > nhấn OK.

4. Khi nhấn phím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Tab Characters > nhấn OK.

5. Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao tác:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatic Create… > nhấn OK.

6. Khi nh ấn phím Home hay End thì không có tác dụng:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Navigation keys for Wordperfect users > nhấn OK.

7. Trên văn bản có màu nền là màu xanh và chữ màu trắng:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Blue background, white text > nhấn OK.

8. Chèn hình vào văn bản nhưng không thấy hình ảnh hiện lên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Picture Placeholders > nhấn OK.

9. Khi in văn bản nhưng lại in từ cuối trang lên đầu trang:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Print rồi hủy dấu kiểm trong ô Reverse Print order > nhấn OK.

10.Đánh chữ nhưng không thấy chữ và trên thước lại không thấy số (tất cả đều biến thành màu trắng)- Khắc phục: Trên Destop bạn nhấn chuột phải chọn Properties > chọn thẻ Appearance > chọn tiếp mục Advanced rồi nhấn chuột vào dòng chữ Message text và tại hộp Color bạn chọn lại màu đen và nhấn OK > nhấn OK lần nữa..

11.Chữ “i” bướng bỉnhSoạn thảo với font TCVN3-ABC có thể xuất hiện tình huống nhập từ kết thúc có chữ “i” lại hóa “i hoa” ví dụ từ “tôi” trong câu “Hà Nội và tôi” sẽ thành “tôI”. Thủ phạm gây ra hiện tượng đó là do tùy chọn sửa tự động AutoCorrect của MS Word hiểu nhầm từ ngữ của ta với của Tây, chữ cái biểu thị ngôi thứ nhất trong Anh văn luôn được viết hoa là “I”. Khắc phục nó, cần truy cập trình đơn Tool của MS Word, lựa chọn AutoCorrect Option, bỏ dấu tick ở Replace text as you type.
Một tình trạng khác là chữ “ở” tại vị trí đầu câu như “ở hai đầu nỗi nhớ” sẽ hóa thành chữ “ậ …”, đó là do tùy chọn tự động viết hoa ký tự đầu cũng trong AutoCorrect của MS Word. Để tiệt trừ nó cần bỏ dấu tick ở Capitalize first letter of sentences.
Xong bấm OK.

12.- Để sửa lỗi chữ i bị chuyển thành I: Vào Insert -> AutoText -> AutoText -> Chon Tab AutoCorrect. Đánh chữ i ở ô Replace, nếu thấy hai chữ i, I xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó -> Delete. OK

13.- Để sửa lỗi khoảng trống giữa chữ như ‘H ồng b ít đ ú’ thì làm như sau: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Edit -> Xóa dấu chọn ở ô ‘Use smart cut and paste’. OK

14.- Để sửa lại đơn vị khi định dạng trang từ Inches sang Centimeters: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Ở ô Measurement units chọn Centimeters. OK

15- Để có đường bao quanh văn bản: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab View -> Đánh dấu chọn ở ô Text boundaries. OK

16- Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dưới dòng chữ: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…”. OK

17- Để chuyển nền văn bản sang màu xanh, chữ trắng: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Đánh dấu chọn ở ô Blue background, white text. OK

18- Cách định dạng trang văn bản ( nhớ thực hiện bước này nếu không khi in ra không như mong muốn): Vào File -> Page setup -> Ở Tab Margin chọn các thông số căn lề, trên, dưới; ở Tab Paper Size chọn cở giấy in (A4). OK

19. Hiện tượng chữ sau cách xa chữ trước khi gõ font Unicode:
Nhiều khi, văn bản bạn soạn thảo sẽ bị cách ra sau khi gõ dấu, dù chưa hề nhấn phím cách. Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit rồi bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste”, nhấn OK.

20. Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two Intial Capital và OK.

21. Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa:
Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first Letter of Sentence.

22. Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ.Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh. Nó cũng không xuất hiện trong bản in. Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you type.

23. Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào word.
Lướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cư dân trên mạng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thường về Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếu dữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo. Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiện các bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở một trang Word mới. Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special. Nếu dữ liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “Formatted Text” hoặc “Unformatted Unicode Text”. Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh cũng như giảm dung lượng của file..

24. Bảo mật thông tin trong Word.Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau. Bạn nvào mục Tools \ Options\ Security.
Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳ chọn. Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấn chuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp. Sau đó, bạn chuyển đến mục mật khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩu khẩu vào. Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác.
Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document. Tại cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn. Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form).

26.13.nhấn phím space(khoảng trắng) xuất hiện dấu chấm trên đầu?
Bạn vào tool–options–nhấp vào thẻ view ở phần Formatting marks bạn chọn all

27.Lỗi chèn số thứ tự của trang mà không được:Đây là lỗi mà do bạn copy file ở nhiều nơi, cho nên khi bạn chèn trang nó sẽ không ra như bạn đánh máy bình thường được:
Cho nên bạn hãy làm theo cách sau đây:
Ban vào Insert- pages numbers..- format- continue from …-ok. Là xong

28.. Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu
Trong một số trường hợp khi chúng ta sử dụng bộ gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu trong MS Word sẽ làm chữ có dấu tự động bị tách giữa phần nguyên âm và phụ âm có dấu, trường hợp này là do chế độ cắt và dán thông minh của MS Word. Để khắc phục trường hợp này chỉ cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độ này cũng không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn bản.
Vào menu Tools – Options. Chọn thẻ Edit. Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste. Nhấn OK. Sau đó lưu tài liệu đang soạn thảo lại và khởi động lại MS Word.

29.Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa
Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ. Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word.
Vào menu Tools – AutoCorrect Options. Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals. Nhấn OK

30.. Đổi đơn vị đo lường
Mặc định đơn vị đo lường trong MS Word là inch, nhưng ở VN chúng ta dùng đơn vị đo lường là cm, trong thể thức văn bản theo qui định của nhà nước cũng tính bằng đơn vị đo là cm. Vì vậy chúng ta cần chuyển đổi đơn vị đo lường trong MS Word sang cm.
– Vào menu Tools – Options, chọn thể General. Kích chọn Centimeters tại mục Measurement units.
– Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo

31.Hiện nay, trong hầu hết các văn bản chúng ta điều sử dụng bảng mã Unicode và font chữ chân phương nhất như Arial, Times New Roman, Verdana,… nhưng đôi khi chúng ta khởi động Word ra và thấy trên font chữ trên thanh công cụ Formating không phải là font chúng ta cần dùng, hoặc chúng ta đã chọn nhưng khi nhấn Enter để qua đoạn văn bản khác thì font chữ lại thay đổi. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống nhất về kiểu chữ trong toàn văn bản chúng ta cần chọn font chữ mặc định, tức mỗi khi chúng ta khởi động MS Word văn bản sẽ dùng là font chữ với kích cỡ và định dạng như chúng ta đã chọn từ trước.
– Vào menu Format, chọn Font. Chọn thẻ Font, chọn kiểu chữ thường dùng nhất tại mục Font, chọn kiểu dáng tại mục Font style, chọn kích cỡ tại mục Size…,…. Chọn xong, nhấn nút Default, nhấn Yes để xác nhận trong hộp thoại hiện ra ngay sau đó. Nhấn OK để kết thúc thao tác thiết lập font chữ mặc định.
– Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập của chúng ta có hiệu lực khi lần sau sử dụng MS Word.

32.Tắt khung bao quanh hình vẽ khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản
Đây là một tính năng mới của MS Word, khi chúng ta vẽ một đối tượng đồ họa như Autoshape, Textbox vào văn bản thì MS sẽ tự tạo một khung viền bao quanh vùng con trỏ soạn thảo đang đứng, khung viền này có tác dụng nhóm các đối tượng vẽ thành một khối thống nhất để khi chúng ta di chuyển, thay đổi thì cả nhóm đối tượng đồ họa đi theo nó thay thế cho việc chúng ta phải chọn những đối tượng đồ họa và click phải chọn Grouping… Nhưng đôi khi khung viền này xuất hiện không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền nhấn phím ESC.

Tác giả: Nhung
Nguồn: mnttdu.thainguyen.edu.vn
Bài tin liên quan
Chính phủ điện tử
Tin đọc nhiều
Liên kết website
Thống kê truy cập
Hôm nay : 1
Hôm qua : 33
Tháng 12 : 317
Năm 2019 : 11.100